Como divulgar apoio e organização de eventos

O que dizer ao divulgar apoio e organização de eventos?

Ao divulgar apoio e organização de eventos, diga em que formato você atua, quais tarefas assume e quais continuam com o cliente e com cada fornecedor. "Organizo seu evento" é amplo demais: o cliente entende que você resolve tudo, e qualquer falha do buffet ou do som passa a ser sua.

Quem trabalha com cerimonial e apoio de eventos pequenos vende algo que quase não aparece: tranquilidade. O cliente quer aproveitar a própria festa sem precisar atender fornecedor, procurar o isqueiro das velas ou decidir onde a tia vai sentar. Para vender isso sem virar o responsável universal, a divulgação precisa ser específica desde a primeira linha.

Três formatos que o cliente entende

Em vez de um serviço genérico, ofereça formatos com começo, meio e fim. Os nomes variam entre profissionais; o importante é que a descrição seja clara. Um exemplo:

• Coordenação do dia: você recebe o roteiro e a lista de fornecedores alguns dias antes, confirma horários e conduz o evento do início ao fim.
• Acompanhamento das últimas semanas: além do dia, você monta o cronograma, confirma cada fornecedor e organiza os detalhes que costumam ficar para a última hora.
• Planejamento: você ajuda a definir o formato do evento, indica fornecedores para o cliente contratar, acompanha os acertos e coordena o dia.

Para aniversários, chás, cerimônias civis e confraternizações pequenas, a coordenação do dia costuma ser a porta de entrada. É mais fácil de explicar, de orçar e de entregar bem, e muitos clientes que começam por ela voltam para o planejamento num próximo evento.

As tarefas que você assume, e as que não assume

A lista de tarefas é a parte mais importante da divulgação e da proposta. Escreva as duas colunas.

Você assume, por exemplo:

• Montar e distribuir o cronograma do dia.
• Receber os fornecedores e indicar onde cada um monta.
• Conduzir os momentos combinados, como entrada, parabéns e discursos.
• Manter um kit de emergência com itens pequenos que sempre faltam.
• Ser o contato de todos no dia, para que o cliente não precise atender ninguém.

Você não assume, a menos que esteja combinado e cobrado à parte:

• Executar o serviço de qualquer fornecedor, como servir, cozinhar ou decorar.
• Pagar fornecedores em nome do cliente.
• Recreação infantil, segurança ou limpeza do salão.

A recreação merece um aviso. Cuidar de crianças exige atenção exclusiva e, de preferência, equipe própria. Se você oferece, apresente como serviço separado, com número de recreadores definido.

O kit de emergência é um dos argumentos mais concretos da sua divulgação, porque o cliente consegue imaginar o problema que ele resolve. Monte o seu com itens que costumam faltar: isqueiro para as velas do bolo, fita adesiva, tesoura, alfinetes, linha e agulha, lenços, curativos, carregador de celular, canetas, sacos plásticos e uma faca de bolo reserva. Mostre o kit numa foto e diga que ele vai com você em todo evento. Para muita gente, essa imagem explica melhor o seu trabalho do que qualquer texto.

Revise o kit depois de cada evento e reponha o que foi usado. O dia em que o isqueiro falhar na hora do parabéns é o dia em que o cliente vai lembrar que você estava lá para isso.

Coordenar não é responder pelo serviço dos outros

Este é o ponto que mais protege quem trabalha com organização. Você coordena horários e comunicação; cada fornecedor responde pela qualidade e pela execução do próprio serviço. Se o buffet atrasa ou o bolo chega diferente do encomendado, seu papel é avisar o cliente, buscar a melhor saída possível naquele momento e registrar o ocorrido, e não pagar a conta.

Deixe isso escrito na proposta, numa linguagem direta. Um modelo de trecho:

Para um contrato completo, com cláusulas de cancelamento e responsabilidades, vale buscar um modelo orientado por advogado ou pelos materiais do Sebrae, em vez de copiar textos da internet.

Equipe de apoio: quando você precisa de mais gente

Uma pessoa sozinha dá conta de um evento pequeno e simples. Quando há cerimônia e festa em locais diferentes, muitos convidados, crianças ou fornecedores chegando ao mesmo tempo, é preciso ajuda. Diga na proposta quantas pessoas da sua equipe estarão presentes e em que horários.

O erro a evitar é dar a entender que existe uma equipe quando é só você. No dia, o cliente percebe, e a confiança vai junto. Há um bom caminho para isso em como atender sozinho sem prometer uma equipe, que vale também para quem está começando nos eventos.

Como mostrar um trabalho que quase não aparece em foto

Organização não rende fotos tão bonitas quanto decoração. Mostre o que é possível mostrar: um cronograma modelo sem dados de cliente, a maleta de emergência aberta, os bastidores da montagem, uma descrição em texto de como funciona o seu dia de evento.

Essa descrição pode ser simples e muito eficaz: "Chego antes dos fornecedores, confiro a montagem com o cronograma em mãos, recebo cada equipe, aviso a família dez minutos antes de cada momento e fico até a última peça sair do salão". Quem lê entende, em poucas linhas, do que vai se livrar no dia da festa.

Depoimentos ajudam muito nesse tipo de serviço, porque falam exatamente da tranquilidade que não aparece na foto. Peça com cuidado e publique com autorização; o caminho está em como mostrar depoimento de cliente de evento.

Um texto de divulgação e a primeira resposta

Um modelo para adaptar à sua página ou ao WhatsApp:

Depois do primeiro contato, registre cada combinado num só lugar, com o que foi pedido, o formato escolhido e as tarefas incluídas; o método está em como registrar o que foi combinado com cada cliente. E, quando o evento se aproximar, use o roteiro de como combinar horários com fornecedores de evento para montar o cronograma.