O que perguntar antes de fotografar um evento

Quais perguntas fazer antes de fotografar um evento?

Antes de fotografar um evento, pergunte em duas rodadas. Na primeira, só o que define se você pode aceitar: data, horário, local, tipo de evento e número aproximado de convidados. Na segunda, já com a data reservada, o roteiro: momentos e pessoas indispensáveis, regras do local, contato no dia e plano para chuva.

Dividir assim tem uma razão prática. Mandar um questionário de vinte perguntas para quem ainda nem sabe se você tem a data livre cansa o cliente e consome seu tempo com quem talvez não feche. Já depois da reserva, ele está comprometido e quer que tudo saia certo, então responde com atenção. Se precisar de ideias para não transformar a conversa num interrogatório, veja como fazer perguntas sem cansar o cliente.

Primeira rodada: o que decide se você aceita o pedido

São poucas perguntas, e cada uma tem um motivo:

• Data e horário de início e de fim previstos: definem conflito de agenda e se é um evento noturno, que costuma terminar mais tarde do que o combinado.
• Endereço do local: indica tempo de estrada, estacionamento para o equipamento e, se for em outra cidade, custo de deslocamento.
• Tipo de evento: aniversário, cerimônia, confraternização. Cada um tem um ritmo e momentos próprios.
• Número aproximado de convidados: mostra se você dá conta sozinho ou se precisa de um assistente.
• Tempo de cobertura desejado: o evento inteiro ou só a parte principal.
• Quem contrata: uma pessoa ou uma empresa. Em evento corporativo, quem assina e paga pode não ser quem acompanha você no dia, e é bom saber disso cedo.

Com isso em mãos, você já consegue estimar quanto vai gastar para chegar ao local e montar um orçamento honesto. Uma mensagem curta que puxa essas respostas:

Segunda rodada: o roteiro do dia

Depois do sinal e do contrato, marque uma conversa (pode ser por chamada de vídeo) para montar o roteiro. As perguntas aqui são sobre conteúdo:

1. Quais momentos têm hora marcada? Entrada, parabéns, discurso, troca de alianças, entrega de prêmios.
2. Quem não pode faltar nas fotos? Avós que vêm de longe, padrinhos, sócios, a professora da criança.
3. Quais fotos de grupo a família quer? Peça a lista por escrito, com nomes, para chamar as pessoas na hora certa.
4. Haverá surpresa, homenagem ou apresentação que só algumas pessoas conhecem?
5. Que horas a decoração fica pronta? É quando dá para fotografar mesa e detalhes antes da chegada dos convidados.
6. Há outro profissional de imagem, como alguém filmando? Se houver, combine posições para um não entrar no quadro do outro.

A pergunta sobre os outros fornecedores parece detalhe, mas muda seu dia. Se o buffet só monta a mesa de doces meia hora antes da festa, sua foto de detalhes precisa caber nessa janela. Para alinhar isso com todo mundo, veja como combinar horários com fornecedores de evento.

Regras do local, luz e espaço para trabalhar

Cada local tem suas regras, e quem sabe delas é o cliente ou a administração do espaço. Pergunte:

• Existe restrição de circulação ou de flash durante a cerimônia?
• A partir de que horário a equipe pode entrar no local?
• Há área coberta para fotos de grupo?
• Como é a iluminação à noite: salão claro, luz baixa, pista com luz colorida?

Se o evento for ao ar livre, pergunte o horário em que o sol bate no local e onde estará a sombra. Fotos de grupo contra o sol do meio da tarde dão trabalho em qualquer câmera.

Pergunte ainda onde você pode deixar a bolsa de equipamento durante o evento. Parece pouco, mas um canto seguro, longe da circulação de convidados e de crianças correndo, evita perder tempo vigiando as coisas em vez de fotografar.

Chuva, atraso e quem resolve no dia

O plano para chuva precisa existir antes de começar a chover. Pergunte onde as fotos externas serão feitas se o tempo virar e se há algum espaço coberto com luz razoável. No inverno do Sul, quando escurece cedo, considere também a luz que sobra no fim da tarde.

Combine o que acontece se o evento atrasar: você estende a cobertura mediante hora extra, ou encerra no horário contratado? A resposta precisa estar no contrato, e não ser negociada às dez da noite.

Por fim, peça o nome e o telefone de uma pessoa que será seu contato no dia. Não pode ser o aniversariante nem a noiva, porque eles estarão ocupados demais. Uma tia, um amigo, a cerimonialista: alguém que saiba quem é quem e possa chamar as pessoas para as fotos de grupo.

Imagem de crianças e de convidados: pergunte agora

Antes do evento, pergunte se há crianças cujos pais não querem fotos publicadas e se algum convidado pediu para não aparecer nas redes. Você continua fotografando para a entrega ao cliente, mas sabe quem deixar fora de qualquer divulgação.

Em festa infantil com recreação, pergunte também se a equipe de recreadores autoriza aparecer nas fotos que você eventualmente publicar. Em festa de escola ou de associação, quem responde é a organização, que deve ter combinado isso com as famílias.

Transforme as respostas num roteiro de uma página

Respostas espalhadas em áudios e mensagens não ajudam no dia. Passe tudo para um roteiro curto, que caiba numa tela de celular, com estas colunas:

• Horário previsto.
• Momento (chegada, parabéns, discurso, fotos de grupo).
• Pessoas envolvidas, com o nome de quem vai chamá-las.
• Onde acontece (salão, jardim, área coberta se chover).
• Observação (sem flash, surpresa, criança que não pode ser publicada).

Mande esse roteiro ao cliente para conferir e ao contato do dia. Se houver cerimonialista ou alguém filmando, mande para eles também. Um roteiro que todos leram evita a cena clássica do fotógrafo correndo para o lado errado do salão enquanto o bolo já está sendo cortado.

Registre todas as respostas num só lugar, junto com o contrato. Esse registro também ajuda a escrever a parte da proposta sobre entrega de fotos, prazo e formato, porque você passa a saber o tamanho real do trabalho.