Como explicar entrega de fotos na proposta

O que a proposta precisa dizer sobre a entrega das fotos?

A proposta deve dizer cinco coisas sem margem para dupla leitura: como as fotos são escolhidas, que tratamento recebem, em que formato chegam, quantas são (ou por qual critério) e em quanto tempo, contado a partir de quando. Se uma delas fica vaga, é por ela que a reclamação vai chegar.

A entrega é o momento em que o cliente compara o que imaginou com o que recebeu. Durante o evento, ele só vê você trabalhando; semanas depois, abre a galeria e confere. Se a proposta foi clara, a conversa é de agradecimento. Se foi vaga, vira discussão sobre "eu achei que viriam todas" ou "pensei que estariam todas retocadas".

Seleção, tratamento e retoque são etapas diferentes

Explique cada etapa com palavras simples, porque para o cliente tudo isso se chama "editar as fotos".

• Seleção: você descarta fotos repetidas, desfocadas, com olhos fechados ou que não acrescentam nada. O cliente recebe só as aproveitáveis.
• Tratamento: todas as fotos entregues recebem ajuste de cor, luz e enquadramento, para ficarem com aparência uniforme.
• Retoque detalhado: correção de pele, remoção de objetos, ajustes finos. Normalmente vale só para algumas imagens escolhidas, ou entra como serviço à parte.

Escreva na proposta quais dessas etapas estão incluídas. Se o retoque detalhado não está, diga isso com todas as letras e explique como o cliente pode pedir, caso queira. O mesmo raciocínio vale para tudo que fica de fora do pacote; veja como explicar serviços que não estão incluídos sem parecer que está escondendo algo.

Quantidade: número fechado ou critério de seleção?

Prometer um número exato de fotos é arriscado. Uma festa que esvazia cedo, um evento com menos momentos do que o previsto ou uma cerimônia em local escuro podem render menos imagens boas. Se você prometeu um número e não alcança, ou entrega fotos fracas para completar, ou descumpre a proposta.

Uma alternativa mais segura é descrever o critério: "todas as fotos aproveitáveis após a seleção, com tratamento", acompanhado de uma estimativa que deixe claro que ela varia com a duração e o ritmo do evento. Se o cliente insistir num número, ofereça um mínimo que você tenha folga para cumprir.

Para chegar a uma estimativa realista, olhe para os seus próprios eventos, e não para o que outros fotógrafos anunciam. Separe três coberturas parecidas com a que está orçando e veja quantas fotos sobraram depois da seleção em cada uma. A menor delas é uma boa referência para o mínimo; a média serve para a estimativa que você menciona na conversa.

Diga também se os arquivos originais, sem tratamento, fazem parte da entrega. Muitos clientes pedem "todas as fotos" sem saber que os arquivos brutos não ficam com a mesma aparência. Se você não entrega originais, deixe isso escrito.

Prazo de entrega, prévia e épocas de agenda cheia

O prazo precisa ter ponto de partida. "Entrega em trinta dias" é ambíguo: trinta dias da assinatura, do evento ou do pagamento final? Prefira "até [número] dias corridos após a data do evento" e, na hora de responder ao cliente, conte os dias no calendário para dizer a data exata.

Se você manda uma prévia, com algumas imagens tratadas nos primeiros dias, inclua na proposta. Ela acalma a ansiedade do cliente e reduz as mensagens perguntando "já tem alguma foto?".

Seja realista nos meses de agenda cheia. Um prazo que você cumpre em época tranquila pode estourar quando há eventos todo fim de semana. Melhor prometer um prazo maior e entregar antes do que o contrário.

Se houver filmagem, o vídeo tem prazo próprio, quase sempre maior. Combine também a trilha: músicas comerciais podem ser silenciadas ou bloqueadas quando o vídeo é publicado em redes sociais, e o cliente precisa saber disso antes de escolher a canção.

Formato, canal de acesso e validade do link

Diga como as fotos chegam e em que resolução. Galeria online com download, link de pasta compartilhada, pen drive ou álbum impresso; cada formato tem custo e prazo diferentes, então liste o que está incluído e o que é adicional.

Informe por quanto tempo o link fica no ar e por quanto tempo você mantém uma cópia de segurança. Oriente o cliente a baixar tudo assim que receber. Sem essa informação, ele pode voltar daqui a dois anos pedindo as fotos de novo, e você não terá como atender.

Pense na privacidade: um link aberto pode ser repassado para qualquer pessoa. Se a galeria tiver senha ou acesso restrito, explique como funciona.

Quando há álbum impresso, o prazo tem duas partes, e a proposta precisa mostrar isso. Primeiro você entrega as fotos digitais; depois o cliente escolhe as imagens do álbum; só então você monta o layout, envia para aprovação e manda imprimir. Escreva que o prazo do álbum começa a contar quando o cliente devolve a seleção e aprova a diagramação. Sem essa frase, o atraso dele na escolha vira, aos olhos de todos, atraso seu.

Defina também quantas rodadas de ajuste no layout estão incluídas. Trocar uma foto de lugar é rápido; refazer o álbum inteiro três vezes é outro trabalho.

O fechamento do trabalho, com envio de arquivos, cópia de segurança e conferência de pendências, também merece um roteiro; veja como organizar a entrega de materiais após um evento.

Um trecho de proposta para adaptar ao seu serviço

Um modelo de cláusula, para ajustar ao que você realmente oferece:

Antes do evento, releia esse trecho com o que você anotou no briefing. Se o cliente contou que haverá duas cerimônias no mesmo dia, ou um evento mais longo do que o normal, ajuste o prazo agora. Para ter tudo isso em mãos, faça as perguntas certas antes de fotografar o evento.