Como organizar entrega de materiais após um evento

Como organizar a entrega e a devolução de materiais depois de um evento?

Depois do evento, use a mesma lista da ida para conferir tudo na saída, separando o que é seu, o que pertence ao cliente e o que foi alugado de parceiros. Registre avarias e faltas com foto ainda no local, combine prazo e lugar para cada devolução e mande ao cliente um resumo com o que ficou pendente.

O fim da festa é o momento em que todo mundo está mais cansado e com mais pressa. O salão quer fechar, o cliente quer ir para casa, a equipe quer descansar. É exatamente aí que bandejas somem, a toalha da avó vai parar na caixa errada e a peça alugada de um colega volta riscada sem que ninguém saiba como. Organização no pós-evento é o que separa um trabalho bem encerrado de semanas de mensagens cobrando itens perdidos.

Três destinos para cada item

Antes do evento, a lista de carga já deve indicar de quem é cada item. Na retirada, ela vira o roteiro de destinos:

• Itens seus: voltam para o acervo, conferidos e embalados nas caixas de origem.
• Itens do cliente: toalhas, porta-retratos, topo de bolo, lembrancinhas que sobraram, sobras de doces. São entregues a uma pessoa definida, e não deixados num canto.
• Itens de parceiros: peças alugadas de outro decorador, equipamento emprestado, boleiras e bandejas da confeiteira. Cada um tem prazo e local de devolução.

Atenção aos objetos que a família trouxe para compor a decoração, como fotos antigas, a manta da avó ou um enfeite de estimação. Eles costumam ter mais valor afetivo do que qualquer peça do seu acervo e são os primeiros a se perder. Liste esses itens na chegada, com uma foto, e entregue separadamente.

A entrega ao cliente pede uma pessoa nomeada. "Deixei tudo em cima da mesa" não é entrega. Combine antes quem recebe, entregue em mãos e, se possível, tire uma foto rápida dos itens entregues. Se a festa terminou tarde e o cliente já foi embora, combine a entrega para o dia seguinte e leve os itens com você, identificados.

Conferência na saída do local

Uma conferência rápida evita voltar ao salão no dia seguinte por causa de uma peça esquecida. Um roteiro:

1. Confira a lista de carga item por item, marcando o que já está embalado.
2. Olhe embaixo das mesas, atrás dos painéis, na cozinha e nos banheiros, onde coisas pequenas costumam ficar.
3. Separe os itens do cliente e confira com a pessoa responsável antes de entregar.
4. Fotografe o espaço como você o deixou, principalmente paredes e piso onde houve montagem.
5. Avise o responsável pelo local que a retirada terminou.

Se o transporte foi bem planejado, a volta segue a mesma ordem da ida; veja como organizar o transporte de materiais de evento para aproveitar a mesma lista.

Avarias, faltas e quem responde por elas

Peça quebrada ou sumida acontece, principalmente em festas com muitas crianças. O primeiro passo é registrar: foto da peça danificada, anotação do que falta e de quando você percebeu. Não discuta isso no fim da festa, com o cliente cansado. Converse no dia seguinte, com calma e com o registro em mãos:

O que vale é o que foi combinado antes. Se não havia regra sobre avarias, não cobre de surpresa: converse, chegue a um acordo e inclua a regra nas próximas propostas. Para não depender da memória, mantenha os acertos registrados, como em como registrar o que foi combinado com cada cliente.

Comida que sobrou e utensílios de servir

Sobras de bolo e doces pertencem ao cliente. Entregue em recipientes adequados e repasse a orientação de conservação dada por quem preparou: se precisa de geladeira, por quanto tempo pode ficar fora e como transportar. Não leve sobras para casa sem que o cliente ofereça.

Boleiras, bandejas e travessas emprestadas pela confeiteira ou pelo buffet precisam de um combinado próprio: quem recolhe, quem lava e até quando devolve. Utensílio devolvido sujo, ou com dias de atraso, desgasta a parceria mais do que qualquer problema na festa.

Fotos, vídeos e arquivos: a outra entrega

Para quem fotografa ou filma, o pós-evento tem uma etapa invisível e decisiva: proteger os arquivos. Antes de dormir, copie tudo dos cartões para dois lugares diferentes, como o computador e um disco externo ou um serviço de armazenamento. Só depois disso formate os cartões.

Nos dias seguintes, mande a prévia, se ela estiver combinada, e trabalhe para cumprir o prazo da entrega final. Quando enviar a galeria, peça ao cliente que confirme o download.

Esses arquivos são imagens pessoais de outras pessoas e merecem cuidado. Não deixe cartões de memória soltos na bolsa ou no carro, não use o computador da família sem senha para guardar eventos de clientes e não compartilhe fotos em grupos ou com conhecidos antes da entrega oficial. Quem contratou deve ser o primeiro a ver.

O prazo, o formato e o que cada etapa inclui devem estar descritos desde a proposta, e não decididos agora; veja como explicar a entrega de fotos na proposta.

O resumo de encerramento

Feche cada evento com uma mensagem curta que diga o que foi entregue, o que ficou pendente e os próximos prazos:

Para cobrar o saldo sem erro de valor, gere o código Pix já com o valor. E, se algum item precisar voltar até você ou ir até o cliente nos próximos dias, use as mesmas boas práticas de como combinar devolução de equipamento: data, local, quem leva e confirmação na entrega.