Como planejar uma semana com serviços diferentes

Como montar uma semana com trabalhos de tamanhos diferentes?

Separe os pedidos por tamanho antes de distribuí-los: serviços longos, que ocupam meio dia ou mais; serviços curtos, de uma ou duas horas; e visitas de avaliação, em que você só olha e mede. Coloque primeiro os longos, encaixe os curtos ao redor e espalhe as visitas no caminho.

Quando a semana é montada na ordem em que os pedidos chegam, o resultado é conhecido: um serviço de dia inteiro interrompido no meio para atender uma visita rápida do outro lado da cidade, ferramentas montadas e desmontadas duas vezes, e um cliente de trabalho longo que vê você sair "só um pouquinho" e voltar duas horas depois.

Separar por tamanho muda a pergunta. Em vez de "tenho horário na quinta?", você passa a perguntar "que tipo de espaço sobra na quinta?". Um buraco de duas horas não serve para um serviço de dia inteiro, mas é perfeito para três visitas de avaliação na mesma região.

Onde cada tipo de pedido rende melhor na semana

Cada tipo de pedido tem um lugar mais natural:

• Serviços longos ficam em blocos inteiros, de preferência no começo da semana. Se atrasarem, ainda há dias para absorver a diferença.
• Serviços curtos se agrupam por região em dias "de rua", com vários endereços próximos em sequência.
• Visitas de avaliação entram no fim de um dia de execução perto dali, ou em sequência numa mesma manhã. São rápidas e não pedem ferramenta pesada. Para explicar ao cliente o que acontece nessa visita, veja como apresentar uma visita de avaliação.

Há ainda as tarefas sem cliente presente: comprar material, escrever orçamentos, cuidar das ferramentas, responder mensagens acumuladas e divulgar o trabalho. Elas também precisam de lugar na semana. Se não tiverem, vão acontecer à noite, depois de um dia cansativo, ou vão roubar tempo de um atendimento.

Uma forma prática de enxergar tudo isso é usar uma cor ou marcação diferente para cada tipo de pedido na agenda. Na hora de responder um cliente, basta olhar a semana para ver onde ainda cabe um serviço longo e onde só sobram espaços para pedidos rápidos.

Um esqueleto de semana para servir de ponto de partida

Veja uma semana inventada, só para ilustrar, de uma profissional que faz faxina pesada, organização de armários e passa roupas por encomenda em casa:

• Segunda: faxina pesada, dia inteiro.
• Terça: organização de armários pela manhã; à tarde, duas visitas de avaliação na mesma região.
• Quarta: faxina pesada, dia inteiro.
• Quinta: roupas por encomenda em casa pela manhã; compras e entregas à tarde.
• Sexta: faxina pesada pela manhã; tarde livre.

Repare na lógica. As faxinas pesadas não ficam coladas umas nas outras, o que dá ao corpo um dia mais leve entre elas. As visitas ficam juntas, na mesma região. As compras acontecem num período só, junto com as entregas. E a tarde de sexta fica sem nada marcado de propósito.

O seu esqueleto vai ser outro, porque o ofício e as cidades atendidas são outros. O que vale copiar é a ordem de montagem: longos primeiro, folga reservada, curtos e visitas nos espaços que sobram.

Material comprado na hora certa, sem parar o serviço

Sair no meio de um trabalho para comprar o que faltou é um dos maiores ladrões de tempo de quem atende fora. Além da viagem, você perde o ritmo, deixa o cliente esperando e muitas vezes paga mais caro, porque comprou na loja mais próxima, e não na que costuma usar.

Três hábitos resolvem a maior parte do problema. Primeiro, faça a lista de material no momento do orçamento, enquanto ainda está no local. Segundo, combine por escrito quem compra o quê: você, o cliente ou cada um uma parte. Terceiro, reserve um período fixo da semana para as compras, em vez de espalhar idas à loja entre os atendimentos.

Quando o material precisa ser encomendado, só marque a execução depois de saber quando ele chega. Agendar o serviço contando com uma entrega que ainda não tem data é pedir para remarcar. Para colocar material, horas e deslocamento numa conta só, use a calculadora de serviços; para não ser pego de surpresa por gastos, veja como estimar custos antes de aceitar um pedido.

Por que a folga planejada não é tempo perdido

Meio dia livre na semana parece desperdício para quem está começando. Na prática, é ele que impede que um atraso na segunda vire uma sequência de remarcações até sábado. Serviço que demora mais do que o previsto, cliente que pede para mudar a data, chuva que adia um trabalho externo: tudo isso precisa de um lugar para cair. Para quem trabalha ao ar livre, vale ler também como planejar dias de chuva.

Se ninguém precisar da folga, ela vira tempo para orçamentos, divulgação, manutenção das ferramentas ou descanso. O que não pode acontecer é oferecer esse espaço a todo cliente que pede urgência. A folga entregue a um encaixe na segunda-feira já não existe para o imprevisto da quarta.

O que fazer quando um serviço longo estoura o prazo

Quando um trabalho longo atrasa, siga uma ordem simples. Primeiro, use a folga da semana. Se ela já foi usada, avise os clientes afetados no mesmo dia em que percebeu o atraso, e não na manhã seguinte. Ofereça duas opções concretas de nova data, para que a resposta seja rápida.

O erro a evitar a qualquer custo é acelerar o próximo serviço para recuperar o tempo perdido. O cliente seguinte não tem nada a ver com o atraso, e um trabalho feito às pressas costuma gerar retorno, o que consome ainda mais agenda.

Converse também com o cliente do serviço longo. Diga quanto falta, o que provocou o atraso e quando pretende terminar. Ele acompanha o trabalho de perto e percebe a demora antes de qualquer outra pessoa; ouvir a explicação de você evita que imagine o pior.