Como saber quais serviços ocupam mais sua agenda

Como descobrir quais serviços tomam mais tempo da sua agenda?

Anote, por quatro semanas, cada pedido com o tipo de serviço e o tempo gasto em todas as etapas: conversa e orçamento, preparo e compras, deslocamento, execução e retorno. No fim, some por tipo. O resultado costuma surpreender, porque as horas que não aparecem na agenda pesam muito mais em alguns serviços do que em outros.

A sensação de quem trabalha por conta própria é um mau termômetro. O serviço que mais cansa parece o que mais ocupa; o que você mais gosta parece rápido. E a agenda, que mostra só a hora de chegada no cliente, esconde boa parte do tempo real. Com números na mão, as decisões sobre o que divulgar, o que cobrar e o que deixar de oferecer ficam bem mais seguras.

Também é comum confundir o serviço mais pedido com o mais lucrativo. Um pedido frequente e barato pode ocupar a semana sem deixar quase nada, enquanto um pedido raro e bem cobrado paga boa parte do mês.

As horas que a agenda não mostra

Para cada serviço, existe o tempo de execução e existe todo o resto. Esse resto inclui:

• Conversa pelo WhatsApp, troca de fotos e perguntas antes do orçamento.
• Visita de avaliação, quando há.
• Montagem do orçamento por escrito.
• Compra de material, incluindo a ida à loja.
• Deslocamento de ida e volta.
• Arrumação e limpeza depois do serviço.
• Retornos para ajustes, entregas e retiradas.

O tempo de conversa merece atenção especial. Ele parece pequeno porque acontece aos pedaços, entre um serviço e outro, mas somado ao longo da semana pode virar horas, principalmente em serviços com muitas dúvidas antes do fechamento.

Veja um caso hipotético. Para uma costureira, a barra de uma calça leva pouco tempo na máquina. Mas a cliente vem provar, volta para buscar, às vezes pede para remarcar a retirada, e cada visita tem conversa. Somado, o serviço curto pode ocupar mais da semana do que um vestido sob medida, que concentra as etapas e tem um valor maior.

Um registro simples para quatro semanas

Não precisa de aplicativo. Um caderno ou uma nota no celular resolvem, desde que cada pedido tenha uma linha com os mesmos campos:

• Data e tipo de serviço.
• Tempo de conversa e orçamento.
• Tempo de preparo e compras.
• Tempo de deslocamento.
• Tempo de execução.
• Tempo de retorno, entrega ou ajuste.
• Valor recebido.

Uma linha preenchida pode ficar assim: "14/10, troca de resistência de chuveiro, conversa 15 min, compra 30 min, trajeto 40 min, execução 30 min, retorno nenhum". O jeito mais fácil de não esquecer é anotar ao terminar cada etapa, e não no fim do dia, quando metade já se perdeu. Seja honesto inclusive com o tempo desperdiçado: a espera pelo cliente que atrasou, a volta para buscar uma ferramenta esquecida. Esses minutos também saíram da sua semana.

Quatro semanas cobrem variações comuns, como uma semana mais fraca ou um serviço atípico. Se o seu trabalho muda muito com a época do ano, repita a medição em outra temporada.

Como ler os números no fim do mês

Some, para cada tipo de serviço, a quantidade de pedidos, o total de horas e o total recebido. Três informações saem daí: quantas horas cada tipo ocupou no mês, quanto tempo leva em média cada pedido e quanto você recebeu por hora de trabalho real, contando todas as etapas.

Um exemplo com números inventados, só para mostrar a leitura: um jardineiro anota dezoito cortes de grama e quatro podas em quatro semanas. A grama parece dominar a agenda, mas cada corte é rápido e perto de casa. As quatro podas, somadas, ocupam quase o mesmo total de horas, porque exigem visita antes, retirada de galhos e viagem até chácaras.

Olhe também a coluna de retornos. Um serviço com muitos retornos para ajuste pode indicar orçamento mal explicado, expectativa desalinhada ou um detalhe técnico que vale revisar.

Para comparar valor por hora entre serviços, a regra de três ajuda a fazer as contas sem erro. E, se quiser recalcular um preço somando material, horas e deslocamento, use a calculadora de serviços.

O que fazer com o que você descobriu

Os números indicam o caminho, mas a decisão é sua. Alguns cenários comuns:

• Ocupa muito tempo e rende bem: divulgue mais, reserve dias fixos para ele e organize o deslocamento por região.
• Ocupa muito tempo e rende pouco: reveja o preço, mude o formato, como um valor mínimo por visita, ou ofereça só em determinadas cidades. O artigo sobre como revisar um preço mal estimado ajuda nessa conversa.
• É rápido e aparece muito: agrupe por região e use como encaixe nos intervalos.
• É raro e desorganiza a semana: considere indicar um colega. Veja como pedir ajuda quando o serviço exige outra especialidade.

Evite decidir com base num único mês muito diferente do normal. Se a conclusão for parar de oferecer um serviço, retire-o também do perfil e da divulgação, para não continuar recebendo pedidos dele.

Qualquer que seja a mudança, avise com antecedência os clientes afetados, principalmente os fixos. Reajuste ou novo formato comunicado com calma, e com o motivo explicado, costuma ser aceito com mais facilidade do que uma surpresa na hora de pagar.

Quando repetir a medição

O retrato de quatro semanas envelhece. Repita sempre que algo importante mudar: um reajuste de preço, uma cidade nova no roteiro, um serviço novo na lista ou a chegada de uma época diferente do ano. Também vale repetir quando o cansaço aumenta sem que o número de clientes tenha mudado. Muitas vezes, a resposta está num tipo de serviço que passou a exigir mais retornos ou mais deslocamento.

Guarde os registros antigos. Comparar duas medições do mesmo período em anos diferentes mostra se as mudanças que você fez, como ajustar preço ou agrupar cidades, tiveram o efeito esperado. Sem o registro anterior, toda decisão parece certa, porque não há com o que comparar.