Como calcular o tempo necessário para um serviço

Como estimar o tempo de um serviço em quatro blocos

Para calcular o tempo de um serviço, divida o trabalho em quatro blocos: chegada e preparação, execução, imprevistos e espera, finalização e entrega. Estime cada bloco a partir de trabalhos parecidos que você já fez, some tudo e só então converta o total em período de agenda e em preço.

Dividir importa porque o bloco de execução é o único que a maioria das pessoas estima, e é justamente o que menos varia. O que estoura o relógio está nas pontas:

• Chegada e preparação: estacionar, subir, conversar com o cliente, proteger piso e móveis, montar ferramentas, conferir material.
• Execução: o serviço propriamente dito, separado por etapas quando houver.
• Imprevistos e espera: secagem, cliente que precisa decidir algo, peça que não encaixa, falta de energia ou de água.
• Finalização e entrega: limpar, recolher, mostrar o resultado, explicar cuidados, receber.

Em trabalhos de encomenda, como costura, bolos ou artesanato, os blocos mudam de nome, mas a lógica é a mesma: preparação do material, produção, espera (fermentação, secagem, prova), acabamento e entrega.

A base mais confiável é o seu próprio registro

A melhor fonte de tempo para o seu orçamento é você mesmo. Nos próximos serviços, anote no celular a hora em que começa e termina cada bloco. Não precisa de aplicativo: uma nota com quatro horários resolve.

Depois de alguns trabalhos do mesmo tipo, você terá uma referência própria e honesta, que leva em conta seu ritmo, suas ferramentas e o jeito como você trabalha. Ela é muito mais útil do que qualquer tempo-padrão ouvido de outra pessoa, porque outra pessoa não trabalha do seu jeito nem com as suas ferramentas.

Anote também o motivo quando um bloco demorar fora do normal. "Execução demorou porque a parede estava descascando" vale mais que o horário, porque ensina o que perguntar no próximo orçamento.

Fatores que esticam o relógio

Alguns detalhes do local mudam o tempo mais do que o tamanho do serviço. Pergunte por eles antes de fechar a estimativa:

• Imóvel ocupado, com móveis para afastar e proteger.
• Andar alto sem elevador ou acesso difícil para levar material.
• Estacionamento distante ou portaria com cadastro demorado.
• Cliente que quer acompanhar cada etapa e conversar.
• Animais soltos, crianças em casa ou horário restrito para barulho.
• Luz natural, chuva ou frio, para quem trabalha ao ar livre ou depende de secagem.

Quando o cliente descreve o local por mensagem, peça uma foto do acesso: corredor, escada, portão, vaga. Ela responde boa parte dessas perguntas sem que você precise fazê-las uma a uma.

Nenhum desses fatores precisa ser motivo de recusa. Eles são motivo para colocar uma folga maior e para escrever na proposta qual cenário você considerou.

O tempo que não aparece no local

Parte do trabalho acontece longe do cliente: responder mensagens, fazer o orçamento, comprar material, viajar, limpar e guardar ferramentas, editar fotos, no caso de quem fotografa. Esse tempo é real e tem custo.

Você não precisa listar tudo na proposta, mas precisa decidir onde ele entra. Algumas tarefas cabem no preço da hora, outras merecem uma linha própria, como a compra de material ou o deslocamento. O que não pode é ele sumir da conta, porque aí sua hora efetiva fica bem menor do que você imagina.

Para enxergar esse tempo, anote durante uma semana quanto você gasta com cada tarefa fora do local. A soma das horas no celular respondendo pedidos, inclusive os que não fecham, costuma surpreender quem faz essa conta pela primeira vez.

Uma estimativa montada passo a passo

Os tempos a seguir são inventados e servem só para mostrar a soma. O serviço do exemplo é a instalação de três prateleiras numa sala de apartamento ocupado:

1. Chegada, portaria e conversa: 20 minutos.
2. Proteger o piso e afastar o sofá: 15 minutos.
3. Medir, marcar e instalar as três prateleiras: 1 hora e 30 minutos.
4. Folga para imprevistos neste cenário: 30 minutos.
5. Limpar, recolocar o sofá e mostrar o resultado: 20 minutos.

Total: 2 horas e 55 minutos no local, fora o deslocamento. Na sua agenda de atendimentos, isso vira uma manhã, não "umas duas horas". Para transformar horas em preço, junto com material e deslocamento, use a calculadora de serviços.

Repare que a execução, o número que a maioria informaria de cabeça, é só metade do total.

Quando o serviço é novo para você

Sem histórico, a estimativa fica mais incerta, e tudo bem admitir isso para si mesmo. Quebre o serviço em tarefas que você já conhece de outros trabalhos: furar, fixar, cortar, limpar, ajustar. Use o tempo dessas tarefas como base e acrescente uma folga maior que a de costume, porque a primeira vez sempre tem aprendizado.

Se a incerteza for grande, considere cobrar por hora, com uma previsão de horas e o compromisso de avisar antes de passar dela. Outra saída é fazer uma pequena parte primeiro, cronometrar e só então fechar o valor do restante. As duas são mais honestas do que um preço fechado tirado do nada.

Como comunicar o tempo ao cliente

O cliente quer saber duas coisas: quando você chega e quando ele terá a casa, o carro ou a peça de volta. Responda com períodos, não com horários exatos de término.

Se houver espera entre etapas, como secagem ou prova, diga isso junto do prazo: "três dias, sendo um só de espera entre as etapas". Assim o cliente não estranha quando você não aparece no dia do meio.

Para serviços de vários dias, informe a data de entrega considerando secagem, fim de semana e feriados; a calculadora de dias ajuda a contar dias úteis. Depois de cada trabalho, compare o tempo previsto com o real, como explica o artigo sobre comparar preço combinado e resultado do trabalho. É essa comparação que deixa a próxima estimativa mais precisa.