Como responder ao primeiro pedido de orçamento

O que a primeira resposta a um pedido de orçamento resolve

Responda ao primeiro pedido de orçamento em três movimentos: cumprimente pelo nome, confirme que faz aquele serviço naquela cidade e peça só a informação que falta para chegar a um preço. A primeira mensagem não fecha negócio; ela existe para que a conversa chegue viva até o orçamento.

É comum o cliente mandar o mesmo pedido para mais de um profissional ao mesmo tempo. Quem responde primeiro com clareza sai na frente, porque mostra organização antes mesmo de falar em valor. Uma resposta confusa faz a pessoa ir conversar com o próximo da lista enquanto você ainda pensa no que escrever.

Clareza, neste caso, quer dizer que o cliente termina de ler sabendo três coisas: que você faz o serviço, o que ele precisa mandar agora e quando terá uma resposta com valor. Se faltar qualquer uma delas, a conversa tende a parar num "ok" sem continuação.

Três jeitos de pedir orçamento e o que cada um espera de volta

Antes de digitar, olhe como o pedido chegou. O formato da primeira mensagem do cliente indica o tipo de resposta que ele está esperando.

• Pergunta seca de preço, como "quanto custa instalar um chuveiro?": a pessoa quer um número. Explique em uma linha do que o valor depende e faça a pergunta que destrava o cálculo.
• Pedido detalhado, às vezes com foto: o cliente já adiantou parte do seu trabalho. Mostre que leu, cite um detalhe que ele mandou e pergunte apenas o que ainda falta.
• Mensagem vaga, como "oi, você faz reforma?": ainda não existe um pedido. Confirme o que você faz e convide a pessoa a contar o que precisa, com uma pergunta aberta e simples.

Cada formato tem seu erro típico. Responder a pergunta seca com um questionário longo irrita quem queria só uma noção. Responder o pedido detalhado com perguntas já respondidas passa a impressão de que você não leu. E responder a mensagem vaga com uma tabela de preços inteira afoga a pessoa em informação que ela não pediu.

Modelos de resposta ao primeiro pedido de orçamento

Troque o que está entre colchetes e corte o que não servir. Os modelos são curtos de propósito: no celular, mensagem que não cabe na tela costuma ser lida pela metade.

Para a pergunta seca de preço:

Para o pedido que já veio detalhado:

Para a mensagem vaga:

Repare que todos terminam com uma ação ou um prazo. É isso que impede a conversa de morrer depois da primeira troca.

Quando o pedido chega e você está no meio de outro serviço

Quem trabalha sozinho recebe pedido em cima da escada, com a máquina ligada ou atendendo outra cliente. Ali não dá para montar orçamento, mas dá para mandar uma resposta de espera em poucos segundos:

O horário prometido precisa ser realista. Se você só vai olhar o celular à noite, escreva "hoje à noite". Prometer "em meia hora" e sumir a tarde inteira é pior do que ter demorado para responder, porque o cliente passa a medir sua pontualidade por essa promessa.

A mensagem de ausência do WhatsApp Business ajuda fora do expediente, mas não substitui essa resposta pessoal durante o dia. Ela avisa que você existe; a resposta de espera avisa que você leu aquele pedido específico.

Quando chegam vários pedidos de uma vez, como depois de um dia inteiro fora, mande primeiro a mensagem de espera a todos, por ordem de chegada. Depois monte os orçamentos começando pelos que já têm todas as informações. Assim ninguém fica sem retorno, e você usa o tempo nos pedidos que podem fechar logo.

Erros que fazem o cliente desistir antes de receber o preço

• Mandar preço fechado sem saber o tamanho do serviço. Se o valor sair alto, o cliente some; se sair baixo, você terá de corrigir depois e vai parecer desorganizado.
• Despejar dez perguntas de uma vez. A pessoa deixa para responder "quando tiver tempo" e não volta. Funciona melhor fazer perguntas em rodadas curtas, começando pelas que decidem se você atende.
• Responder só "depende". A palavra é verdadeira, mas sozinha soa como fuga. Diga do que depende.
• Começar com áudio longo. Quem escreveu por texto pode estar no trabalho, no ônibus ou numa sala de espera.
• Pedir para o cliente ligar. Se ele escolheu escrever, provavelmente é porque não pode ou não quer falar naquele momento.
• Colar a mesma resposta para todos sem trocar o serviço. Quem pediu conserto de portão e recebe "sobre a sua pintura" entende na hora que é texto pronto.

Se o cliente insistir em saber o valor antes de mandar qualquer informação, veja como lidar com quem quer preço na hora sem chutar número.

Da primeira resposta ao orçamento enviado

Assim que tiver as informações, monte a proposta com tudo o que não pode faltar em um orçamento de serviço: o que será feito, o que fica de fora, prazo, forma de pagamento e validade. Mande no dia que prometeu, mesmo que seja para dizer que ainda precisa de mais um dado.

Quando o pedido depender de imagem, ensine o cliente a fotografar. Fotos bem pedidas economizam uma rodada inteira de perguntas e deixam o preço mais próximo da realidade.

Para saber se suas primeiras respostas funcionam, observe durante algumas semanas em que ponto as conversas param. Se muitas morrem logo depois da sua primeira mensagem, ela provavelmente está longa ou pedindo coisa demais. Se param depois do preço, o problema está em outro lugar: valor, prazo ou a forma de apresentar a proposta. Cada diagnóstico pede um ajuste diferente, e só dá para fazê-lo olhando as suas próprias conversas.