Como apresentar serviços de som para eventos

Como apresentar serviço de som para eventos sem confundir o cliente?

Apresente seu serviço de som pelo tipo e pelo tamanho de evento que você atende, e não pela lista de equipamentos. Diga o que está incluído, como operador, microfones e montagem, o que depende do local e que a proposta final só sai depois de você conhecer o espaço.

A maioria dos clientes não sabe o que significam potência, mesa de som ou retorno. Quando a apresentação é uma lista técnica, ele compara números que não entende, escolhe o que parece maior e se frustra quando o som não serve ao que ele precisava. O que ele sabe dizer é outra coisa: quantas pessoas vêm, se o lugar é fechado ou aberto e se vai ter discurso, música ambiente ou pista de dança. É essa a linguagem da apresentação.

Formatos de evento em vez de lista de equipamentos

Organize sua oferta em poucos formatos que o cliente reconhece. Um exemplo de como descrever, para adaptar ao que você tem:

• Som ambiente para almoço ou jantar pequeno: música em volume de conversa, uma caixa discreta, playlist combinada antes.
• Cerimônia com fala: microfone para o celebrante e para quem vai discursar, música de entrada e de saída nos momentos certos.
• Festa com pista: som para dança, operador durante a festa, troca de repertório conforme o público.
• Evento de empresa: microfones para palestra, áudio do computador do apresentador, som ambiente nos intervalos.

Para cada formato, diga até que tamanho de evento ele atende, em linguagem simples ("para salões fechados de até tantas pessoas"). Esse número é seu, baseado no que seu equipamento já entregou bem, e não uma tabela genérica.

Se você também trabalha com iluminação, apresente como complemento de cada formato, e não como item solto. "Pista com iluminação colorida" faz mais sentido para o cliente do que "quatro refletores".

O que está incluído e o que fica com o cliente

Grande parte das discussões em eventos com som nasce de suposições. Deixe claro na apresentação:

• Se há operador durante todo o evento ou se você monta, testa e vai embora.
• Quantos microfones estão incluídos e se são com ou sem fio.
• Quem escolhe as músicas: você, o cliente ou os dois, com lista de músicas obrigatórias e proibidas.
• Se você atua como DJ, com mixagem e leitura da pista, ou como som mecânico, tocando a playlist combinada.
• Montagem, teste de som e desmontagem, com os horários.
• Até que horas o som toca e como funciona a extensão, se a festa se alongar.

E o que fica com o cliente ou com o local: ponto de energia adequado, mesa e cobertura para o equipamento em área aberta, espaço reservado perto da pista ou do palco. Telão, gerador e iluminação especial, se você não oferece, ficam explicitamente fora. Para escrever essa parte sem soar como lista de desculpas, veja como explicar serviços que não estão incluídos.

Energia, volume e vizinhança: o que depende do local

Duas questões fogem do seu controle e precisam aparecer na apresentação. A primeira é a energia. A instalação do local precisa comportar o equipamento, e essa avaliação cabe ao responsável pelo espaço ou a um eletricista habilitado. Não é hora de improvisar com extensões emendadas. Diga que a confirmação do ponto de energia é condição para a montagem.

A segunda é o volume. Salões, chácaras e condomínios costumam ter regras sobre som e horário, e a vizinhança também conta. Deixe escrito que você segue as regras do local e reduz o volume quando o responsável pedir. Assim, se o síndico aparecer às onze da noite, o cliente já sabia que isso poderia acontecer e não vai culpar você.

Em evento ao ar livre, inclua a chuva: equipamento de som não pode molhar. Combine onde ele fica se o tempo virar e o que acontece se não houver cobertura.

Por que não prometer som para qualquer evento

Todo equipamento tem limite. Um sistema ótimo para um aniversário num salão fechado pode ser fraco para uma festa ao ar livre com muito mais gente. Aceitar mesmo assim, para não perder o cliente, termina em som que não chega ao fundo do espaço e em reclamação no dia seguinte.

Quando o pedido passa do que você entrega bem, há saídas honestas: alugar equipamento complementar com um parceiro, indicar um colega ou recusar. Uma resposta possível:

Recusar bem também é profissionalismo; veja como recusar um pedido fora da sua especialidade sem fechar portas.

Visita técnica e perguntas antes da proposta

Para eventos maiores ou em locais que você não conhece, faça a visita antes de fechar. Explique ao cliente por que ela é necessária e se tem custo; o roteiro para isso está em como explicar uma visita de avaliação. Na visita ou na conversa, confirme:

1. Número aproximado de convidados e formato do espaço.
2. Ambiente fechado, aberto ou misto.
3. Onde ficará o equipamento e a que distância da pista ou do palco.
4. Momentos com microfone e quem vai falar.
5. Horário de início, de término e limite de volume do local.
6. Quem responde pelo ponto de energia.

Se houver discursos, combine um teste rápido de microfone com quem vai falar, antes da chegada dos convidados. Quem não está acostumado segura o microfone longe da boca ou fala de costas para a caixa, e um minuto de orientação evita que ninguém ouça a homenagem preparada com tanto carinho.

Um texto de apresentação para página e WhatsApp

Com os formatos definidos, a apresentação fica curta:

Antes de divulgar qualquer valor, some equipamento, desgaste, horas de trabalho e deslocamento na calculadora de custos para eventos. Som parece um serviço de poucas horas, mas montagem e desmontagem costumam ocupar mais tempo do que a festa.